Phenquestions
Het regelen van teamvergaderingen is een zware taak, vooral wanneer de organisator merkt dat er geen goed moment is waarop iedereen elkaar kan ontmoeten. Het probleem kan echter tot op zekere hoogte worden geminimaliseerd via Outlook's nieuw uitgerolde functie genaamd Nieuwe tijd voorstellen. Gebruikers die Desktop-versies van Microsoft Outlook gebruiken, zijn mogelijk bekend met deze functie. Het is een functie waarmee deelnemers kunnen controleren wanneer iedereen, inclusief zijzelf, vrij is, zodat een vergadering gemakkelijk en zonder veel gedoe door de organisator kan worden geregeld.
Het enige wat de aanwezigen hoeven te doen is de voorgestelde tijd voor de vergadering beleefd afwijzen en een andere geschikte tijd voorstellen die de organisator van de vergadering kan overwegen. De organisator kan dan het beste nieuwe tijdvoorstel accepteren en de vergadering snel opnieuw plannen re.
Hoe de functie Nieuwe tijd voorstellen werkt in Outlook
Eerst stuurt een organisator van een vergadering een verzoek naar alle deelnemers. Na ontvangst van het vergaderverzoek kunnen deelnemers verschillende opties vinden (Voorlopig, Weigeren en Nieuwe tijd voorstellen) naast de gebruikelijke knop 'Accepteren' onder het gedeelte 'Mail'.
Als er een conflict is over de voorgestelde tijd voor de vergadering. Een deelnemer kan eenvoudig op de knop Nieuwe tijd voorstellen klikken op de uitnodiging of op de kalendergebeurtenis zelf.
Als hij klaar is, vindt hij 3 keuzes weergegeven:
- Accepteer en stel nieuwe tijd voor
- Voorlopig en nieuwe tijd voorstellen
- Weigeren en nieuwe tijd voorstellen.
Nadat u een van de drie opties voor Nieuwe tijd voorstellen hebt geselecteerd, wordt een gestroomlijnde weergave van de planningsassistent geopend.
Daar kunt u de juiste gegevens invullen en op de knop 'OK' drukken. De actie toont onmiddellijk een nieuw e-mailbericht, automatisch geadresseerd aan de organisator, met het nieuwe tijdvoorstel. Je krijgt naast de organisator ook de opties om ontvangers toe te voegen.
Wanneer een organisator van een vergadering een e-mail ontvangt van een deelnemer die een nieuwe tijd voorstelt, verschijnt er een melding in de uitnodiging die aangeeft dat er een nieuwe tijd is voorgesteld voor de eerder verzonden uitnodiging voor de vergadering.
Als de organisator ontvankelijk is voor voorgestelde wijzigingen, bewerkt hij het evenement. De planningsassistent daar laat hem de huidige vergadertijd zien naast alle nieuwe tijdvoorstellen die hij van alle aanwezigen ontvangt.
Dit vereenvoudigt voor hem de taak om opties te vinden, te vergelijken en degene te selecteren die voor iedereen het beste werkt.
Zodra een nieuwe timing voor de vergadering is geselecteerd, kan een organisator een bijgewerkte uitnodiging naar alle deelnemers sturen.
Bron.
